Accueil > L'Association > Services > Focus sur : Le Service Relations Sociétaires

Focus sur : Le Service Relations Sociétaires

09.05.2017

Le Service Relations Sociétaires de la Soce représente souvent le premier point d’entrée et de contact privilégié avec tous ses membres sociétaires ou en passe de le devenir…

 


A la disposition de tous les camarades, il se compose d’une équipe dynamique composée de permanents dont la responsable du Service : Nicole Caffart.
Dans un souci constant d’efficacité, la prise en charge d’un domaine spécialisé et cher à la Soce, a été confié à chaque membre de l’équipe.

Nicole Caffart, responsable du service, est garante de la fiabilité de notre fichier Sociétaires, particulièrement attentive au suivi des mises à jour de notre annuaire électronique, et à l’exactitude des informations à renseigner dans notre base de données. Elle s’emploie également au traitement des contributions reçues par nos sociétaires.
Tél : 01.40.69.27.42  nicole.caffart@arts-et-metiers.asso.fr


Julia Le Lay  est la garante de la bonne organisation d’évènements forts pour notre Soce tels que : le Ravivage de la Flamme, le déjeuner Frémy, les Rendez –vous de Iéna… mais également de la mise en œuvre de l'outil de gestion informatique des allocations budgétaires pour les Commissions de Groupes.
Tél : 01.40.69.27.48   manifest@arts-et-metiers.asso.fr


Michèle Buffard est chargée de la gestion de l’entraide, le suivi des prêts et des allocations, la constitution et présentation des dossiers pour les demandes d’aide à la Commission Entraide. Elle prend en charge également le suivi et l’organisation des remises de médailles aux sociétaires honorés Elle assure le lien avec les familles en cas de disparition d’un de nos membres, et gère la remise de la Palme Arts & Métiers « dernier hommage de la Société »  aux gadzarts.
Tél : 01.40.69.27.40  entraide@arts-et-metiers.asso.fr
 
Le pilotage du Service Relations Sociétaires s’inscrit dans une véritable dynamique d’amélioration des outils informatiques, permettant d’optimiser les services rendus aux sociétaires.
Un nouveau module pour la gestion à distance des demandes d’allocations budgétaires a été mis en oeuvre avec succès, afin d'accélérer la validation des dossiers entre les différents responsables concernés. Une vidéo explicative à destination des Présidents de Commission de Groupe a été réalisée, dans l'objectif de former à distance les nouveaux utilisateurs.
Plusieurs messageries adaptées en fonction de chaque demande, avec une interlocutrice dédiée, permettent une prise en charge rapide des requêtes sociétaires.
L’automatisation de certaines réponses dans notre système d’information, nous permettent aujourd’hui une plus grande réactivité, notamment pour vos problèmes de mot de passe et d’accès à l’annuaire électronique, mais également pour renvoyer les appels à cotisations égarés…
Les récentes opérations menées pour tracer et corriger les adresses erronées dans notre base de données, ont permis d’améliorer l’exactitude des informations saisies à 99%.

Enfin, la volonté de formaliser davantage notre savoir-faire et nos procédures de traitement des différents dossiers en interne, nous permet un meilleur partage de l’information et de la formation à nos outils, pour augmenter la polyvalence de toute l’équipe.




 
 
 Communication web : Société des Ingénieurs Arts et Métiers
Photo : DR